Medarbetarsamtal, enskilda samtal eller lönesamtal. Ibland kan kommunikationen skära sig och det är inte helt ovanligt att den ena parten går in i försvarsställning när man kommer in på mer känsliga frågor. Vi vet alla att diskussioner kan pågå för evigt om man inte lyckas ”bryta igenom” muren. Hur hanterar man försvarsmekanismer på ett effektivt sätt?
När kickar försvarsmekanismer in?
Försvarsmekanismer kickar ofta in helt omedvetet. Har du någon gång snäst ifrån när du fått samma, välmenade, fråga om hur du mår, eftersom du vet att du inte är på topp?
Först efteråt upptäcker du din reaktion, men då är vi ofta för stolta för att ta ett steg tillbaka och erkänna misstaget.
Försvarsmekanismen är just en automatisk reaktion när vi känner oss hotade och därmed vill avvärja medvetna eller omedvetna känslor.
3 vanliga försvarsmekanismer i arbetslivet
förnekande
Exempel:
Företag AB har problem med den sociala arbetsmiljön. Vissa medarbetare upplever sig bortstötta och är inte del av gemenskapen. Nu har ledningen tagit upp detta som något som samtliga medarbetare måste engagera sig i. På ekonomiavdelningen har det förekommit flera tillfällen då enskilda medarbetare känt sig särbehandlade och uteslutna ur gemenskapen. När ekonomichefen pratar med ekonomiassistenten Eva lyfts problemet.
”Nu måste vi alla hjälpas åt för att skapa ett bättre klimat,” förklarar ekonomichefen. Eva svarar med:
”Det förstår jag inte? Jag tycker att vi har det så himla trevligt.”
förträngning
Exempel:
Under förra månadens medarbetarsamtal förklarade chefen Lisa att Jacqueline har betett sig avigt mot en medarbetare. Hon snäser åt honom när han ber om hjälp och upplever det som obehagligt. Nu frågar Lisa hur Jacqueline tycker att situationen har förändrats? Jacqueline svarar:
”Åh, det. Ja, det har jag inte ens tänkt mer på. Men han har inte sagt något!”
rationalisering
Exempel:
Avdelningschefen Lisa har sitt månatliga samtal med Dario. Lisa upplever att Dario har väldigt mycket att göra, och att stressen verkar påverka honom negativt. Han äter sällan lunch och ringarna runt ögonen blir allt mörkare. Hon frågor om det är arbetet som stressar honom och om det finns något som hon kan göra för att underlätta arbetet?
”Om jag är stressad? Nej, jag har väl inte mer att göra än någon annan. Nu var det ju lite mycket under september, men jag är ikapp och tror att det kommer flyta på i vanlig takt,” förklarar Dario.
”Fast jag tror att vi behöver göra någon typ av förändring. Du äter sällan lunch. Är det för att det är för mycket att göra?” frågar Lisa.
”Nej, nej. Jag är bara inte så hungrig nuförtiden, du vet hur det är ibland. Igår satt jag med rapporten som skulle avslutas, så jag ville gärna fokusera på det.”
Hur hanterar jag försvarsmekanismerna?
Som du förstår kan det vara svårt att nå fram till medarbetaren om han eller hon går in i försvarsställning. Ibland kan det vara frustrerande om man känner att man inte kommer vidare i en fråga. Här får du tre handfasta tips:
1. Ha en öppen dialog
Detta gäller för alla samtal, men våga vara ärlig utan att ställa krav. Då får du ofta en ärlig reaktion tillbaka. Var tydlig med att du gör detta för medarbetarens skull. Att det är ditt jobb att se till att han eller hon mår bra på jobbet. Ibland kan det hjälpa att ta upp en situation som man själv har upplevt för att visa att detta inte är ett personproblem, utan en situation som vi delar.
2. Lyssna och försök att förstå
Ibland har man väldigt olika synsätt. Som chef är ditt jobb att kunna sätta dig in i den andra personens situation. Ställ öppna frågor som varken är ledande eller dömande. Var inte rädd för att sitta tysta. Ur tystnaden kommer ibland de mest begrundade svaren.
3. Följ upp – släpp inte problemet
Även om situationen inte löser sig under samtalet eller du upplever att ni inte kommer någonstans, fråga igen. Passa på att skänka personen lite extra uppmärksamhet och visa att du genuint bryr dig. Då brukar isen så småningom släppa. Ha ett uppföljningssamtal om det behövs. Visa att du inte ger dig förrän situationen förändras, men kom ihåg att förklara varför det är viktigt. Många gånger kan det vara bra att prata om det ut ett större perspektiv, på organisationsnivå eller ur en annan medarbetares perspektiv beroende på kontexten.
Skippa skärmen och sitt gärna informellt
Har du laddat upp med noter på datorn och placerar medarbetaren mittemot dig med ditt skrivbord mittemellan? Då har du ett bra övertag i din maktposition. Däremot kan det motarbeta syftet att få medarbetaren att öppna upp sig.
Skippa skärmen: Den tar fokus från personen. Ha hellre utskrivna noter eller skriv på ett papper.
Sitt gärna informellt: Om det finns möjlighet kan ni gärna sitta lite snett bredvid varandra. Då skapas inte en osynlig linje mellan er. Sätt er gärna på ”neutral mark”, till exempel ett samtalsrum eller annan avskild plats. Om du har ett par fåtöljer på ditt kontor fungerar det givetvis lika bra att sitta där.
Slutligen – tänk på hur du själv framstår
I alla möten får motparten en viss känsla beroende på hur ditt kroppsspråk, tonläge och energinivå. Om du vill att dina medarbetare ska öppna sig för dig måste du göra det så enkelt som möjligt för dem.
Ögonkontakt – Att prata med någon som undviker ögonkontakt kan ge en känsla av osäkerhet. Även om medarbetaren väljer att inte titta dig i ögonen, ge han eller hon möjligheten genom att själv ta ögonkontakt under samtalet.
Ansiktet – Ett leende kommer du långt med. Om du vet med det att du tenderar att se allvarlig ut när du koncentrerar dig, kom ihåg att åtminstone börja samtalet med ett vänligt leende.
Tonläge – Även om du också känner osäkerhet inför samtalet är det viktigt att framstå som lugn och avslappnad i tonen. Prata hellre långsamt i ett lågt tonläge med många pauser. Snabba repliker och höjt röstläge får de flesta människor att känna visst obehag.
Kroppsspråk – En avslappnad tillbakalutad hållning med händerna på bordet eller runt kaffekoppen känns betydligt behagligare än att sätta sig mitt emot någon som sitter stålsatt med armarna i kors.
Utvecklas som ledare i HR-laboratoriet
Förhoppningsvis har ni en öppen och tillåtande arbetskultur där alla medarbetare känner att de har rätt att uttrycka sina åsikter och tankar. Vissa frågor kan dock inkräkta både på den personliga integriteten eller en persons stolthet och det är då man som chef kan behöva verktyg för att nå fram. I HR-laboratoriet finns det ett helt område inom Ledarutveckling, med guider, framgångsexempel, forskning och självtest. Allt för att du ska kunna utveckla ditt ledarskap och därmed skapa en ännu bättre relation till dina medarbetare!
